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「(仮称)八王子市公文書の管理に関する条例」の素案についての意見募集の結果について

更新日:令和2年8月17日

ページID:P0025393

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意見募集(パブリックコメント)の結果について

「(仮称)八王子市公文書の管理に関する条例」の素案について、皆様からいただいた御意見と、それに対する市の考え方を公表します。

御意見概要(PDF形式 31キロバイト)

御意見(PDF形式 25キロバイト)

第1 条例制定の基本的な方針

1 統一的な文書管理規程の制定

各実施機関(市長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会)が定めている文書取扱規程等の内部規程を条例化により組織横断的な統一規程とし、公文書のさらなる適正な管理に努めます。

2 情報公開制度との連携

市が保有する情報の一層の公開により、市政について市民に説明する責務を全うするため、公文書の適正な管理について条例に明文化することで、情報公開制度の基盤となる公文書管理制度の充実を図ります。

3 歴史的に価値ある公文書の利用の促進

市制100周年を迎えた本市の百年の歴史を振り返るための貴重な公文書を「歴史的に価値ある公文書」として定義し、適切な保存を条例に明文化するとともに、「歴史的に価値ある公文書」の利用の促進を図ります。

第2 意見の募集期間

令和元年(2019年)9月11日(水)から10月10日(木)まで(必着)

第3 意見を提出できる方

八王子市内に在住、在勤又は在学する個人並びに市内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体

第4 資料の配布について

パブリックコメントに関する資料は、こちらからダウンロードできます。

(「(仮称)八王子市公文書の管理に関する条例」(素案))(PDF形式 458キロバイト)


また、次の施設でも配布しています。
 ・市役所本庁舎3階 総務課・1階 市政資料室
 ・市民部事務所(八王子駅南口総合事務所のほか、浅川、横山、館、由木、由木東、南大沢、
         元八王子、恩方、川口、加住、北野、由井、石川の各事務所)
 ・各図書館(中央、生涯学習センター、南大沢、川口、恩方市民センター、
       由井市民センターみなみ野、北野市民センター、石川市民センター)
 ・各市民センター(大和田、長房、中野、浅川、子安、由木中央、由木東、由井、みなみ野分館、
          北野、元八王子、石川、恩方、南大沢、川口、加住、横山南)

第5 意見書の提出について

以下の項目を記入し、郵送、ファックスで提出してください。直接御持参いただくこともできます。
なお、様式は自由ですが、意見書をこちらからダウンロードしてご利用いただくこともできます。


【記入項目】※必ず記載してください
 1 氏名・住所
 2 市外在住の方は市内の勤務先又は通学先
 3 法人・団体等の場合は、市内事業所の住所

【提出先】
 1 郵送の場合  〒192-8501 八王子市元本郷町三丁目24番1号
         八王子市総務部総務課あて
 2 FAXの場合  042-621-1298
 3 メールの場合  b020800@city.hachioji.tokyo.jp
 4 持参の場合  八王子市役所本庁舎3階 総務部総務課窓口
         (平日の午前8時30分から午後5時15分まで)

意見書(「(仮称)八王子市公文書の管理に関する条例」(素案))(PDF形式 112キロバイト)

第6 注意事項

1 電話・窓口での口頭による御意見はお受けできません。
2 御意見への個別の回答は行いません。
3 公序良俗に反するもの、特定の団体・個人等に対する誹謗中傷が含まれるものは無効とします。
4 寄せられた御意見の概要及び市の考え方は、ホームページ等で10月中旬に公表します(公表する際は、個人情報を除きます。)。

第7 お問い合わせ先

八王子市総務部総務課
〒192-8501 八王子市元本郷町三丁目24番1号
電 話:042-620-7201 FAX:042-621-1298

「(仮称)八王子市公文書の管理に関する条例」の素案

1 条例の名称

(仮称)八王子市公文書の管理に関する条例

2 目的

「公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)」第34条に規定される地方公共団体の文書管理の努力規定を踏まえ、法の趣旨に沿った目的とします。

市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書が、市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用し得るものであることを考慮し、次のとおりとします。

⑴ 公文書の管理に関する基本的事項を定め、公文書の適正な管理、歴史的に価値ある公文書の適切な保存及び利用等を図り、市政が適正かつ効率的に運営されるようにします。
⑵ 市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにします。

3 定義

条例上、次の用語を定義します。

実施機関

市長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会

公文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているもの
ただし、次に掲げるものを除きます。
⑴ 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
⑵ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
歴史的に価値ある公文書 保存期間が満了した公文書のうち、将来にわたり残す必要がある公文書として、条例の規定により保存するもの

 4 公文書の作成

実施機関の職員に対し、市政運営に関する情報について、経緯も含めた意思決定に至る過程や実施機関の事務と事業の実績を合理的に確かめ、又は検証することができるよう、公文書を作成する義務を課すことを定めます。作成義務を課する公文書は、条例の目的達成に役立てるためのものとします。
ただし、事務執行の効率化の観点から、事案が軽微なものであるときは除きます。

※「事案が軽微なもの」とは、所掌事項に関する単なる照会・問合せに対する応答など、文書を作成しなくとも、職務上支障が生じない場合とします。

5 歴史的に価値ある公文書の利用申出

どなたでも、市長に対し、歴史的に価値ある公文書の利用の申出(以下「利用申出」という。)をすることができます。
また、歴史的に価値ある公文書が、個人情報などの利用を制限する情報に該当しないことが明らかである場合は、簡便な方法により、その場で閲覧ができるようにします。
なお、目録に登録されていない歴史的に価値ある公文書及び利用を制限する情報は、八王子市情報公開条例(平成12年八王子市条例第67号)に定める公文書として公開を請求することができ、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく、審査請求の対象となります。

6 歴史的に価値ある公文書の利用申出の取扱い

市長は、歴史的に価値ある公文書の利用申出があった場合は、当該歴史的に価値ある公文書に記録されている個人情報などの利用を制限する情報を除き、これを利用させることができます。


7 歴史的に価値ある公文書の廃棄

市長は、歴史的に価値ある公文書が、将来にわたり残す必要がある公文書でなくなったと認められる場合に、例外的に廃棄をすることができます。

※「将来にわたり残す必要がある公文書でなくなったと認められる場合」とは、(1)重複して保存していることが判明した場合、(2)劣化が極限まで進展して判読も修復も不可能で利用できなくなった場合など、あくまでも例外的な場合です。

8 その他の規定

現在、本市では、八王子市文書取扱規程(昭和34年八王子市訓令第4号)に基づき、公文書の適正な管理に努めています。公文書の整理や保存等については、文書取扱規程の規定と同様に、条例に規定していきます。

(参考)
⑴ 公文書の整理と保存
ア 整理
市職員が公文書を作成し、又は取得したときは、性質、内容等に応じて分類し、件名を付すとともに、その公文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して、別に定める基準に応じ保存期間を設定します。
イ 保存
設定した保存期間が満了する日までの間、適切な保管と保存や利用を確保します。公文書の識別を容易にするため、公文書の管理の単位をフォルダーとし、ファイル基準表に編集するとともに、個別フォルダー名、保存年限、保存場所などを記録に残します。
⑵ 移管や廃棄
市長以外の実施機関は、保存期間が満了した公文書のうち、歴史的に価値ある公文書として保存することを決定した場合、市長に当該歴史的に価値ある公文書を移管します。
また、保存期間が満了した公文書は、歴史的に価値ある公文書として保存するものを除き、ファイル基準表に廃棄年月日を記載の上、適正に廃棄します。ファイル基準表に廃棄年月日を記載することは、保存年限の定めに基づき、公文書を適正に廃棄したことを明らかにするための措置です。
⑶ 歴史的に価値ある公文書
市長及び市長以外の実施機関が、将来にわたり残す必要がある公文書であると選別した場合、市長は、歴史的に価値ある公文書として、原則永久に保存します。

このページに掲載されている情報のお問い合わせ先

総務部公文書管理課
〒192-8501 八王子市元本郷町三丁目24番1号
電話:042-620-7494 
ファックス:042-621-1298

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